1. Objet et champ d’application
Cette politique explique comment sont traitées les données personnelles collectées sur helplee-event.com, en particulier lorsque vous vous inscrivez à un événement.
helplee-event.com est une plateforme qui héberge des pages d’inscription à des événements (par exemple helplee-event.com/nom-de-l-evenement/). Chaque page est créée pour le compte d’un organisateur, dont le nom figure sur la page.
Elle concerne trois publics :
- les personnes qui s’inscrivent à un événement (« les inscrits »), principal objet de ce document ;
- les organisateurs disposant d’un compte pour gérer leurs événements (« les gestionnaires ») ;
- les simples visiteurs du site.
2. Qui est responsable de vos données ?
La plateforme est éditée par Drop Interactive, SARL immatriculée au RCS de Nantes sous le numéro 521 675 678, 86 rue des Agénets, 44000 Nantes (ci-après « Drop Interactive »).
| Traitement | Responsable du traitement | Rôle de Drop Interactive |
|---|---|---|
|
Inscription à un événement |
L’organisateur de l’événement, dont le nom figure sur la page d’inscription | Sous-traitant (article 28 du RGPD) : héberge la page, enregistre les inscriptions et envoie l’e-mail de confirmation pour le compte de l’organisateur |
| Comptes des gestionnaires |
Drop Interactive |
Responsable du traitement |
| Fonctionnement et sécurité du site | Drop Interactive |
Responsable du traitement |
Concrètement, lorsque vous vous inscrivez à un événement, c’est l’organisateur qui décide pourquoi vos données sont collectées et ce qu’il en fait. Drop Interactive agit sur ses instructions et ne réutilise pas vos données pour son propre compte.
Pour une question sur une inscription, vous pouvez contacter l’organisateur (adresse indiquée sur la page de l’événement et dans l’e-mail de confirmation) ou Drop Interactive, qui transmettra votre demande.
3. Quelles données sont collectées ?
Lors d’une inscription à un événement
- Données obligatoires : prénom, nom, adresse e-mail.
- Données complémentaires demandées par l’organisateur, selon l’événement : téléphone, structure, fonction, choix d’atelier, besoins d’organisation, etc. Le caractère obligatoire ou facultatif de chaque champ est indiqué dans le formulaire.
- Consentements recueillis le cas échéant (par exemple droit à l’image), avec leur date.
- Données techniques liées à l’inscription : date et heure, adresse IP et navigateur au moment de l’envoi du formulaire, conservés pour prévenir les inscriptions frauduleuses.
Les organisateurs s’engagent à ne demander que les informations nécessaires à l’événement. Nous vous invitons à ne pas communiquer de données dites sensibles (santé, opinions, religion…) dans les champs libres. Si un aménagement lié à un handicap est nécessaire, vous pouvez le signaler directement à l’organisateur.
Pour les gestionnaires d’événements
Identifiant, prénom, nom, adresse e-mail, mot de passe (conservé sous forme chiffrée, jamais en clair), événements rattachés au compte, dates de connexion.
Pour tous les visiteurs
Données de connexion enregistrées par le serveur (adresse IP, date et heure, page consultée, navigateur), nécessaires à la sécurité du site.
4. Pourquoi ces données sont-elles traitées ?
Vos données ne sont jamais vendues, ni utilisées pour de la publicité, ni transmises à d’autres organisateurs.
| Finalité | Base légale (article 6 du RGPD) |
|---|---|
|
Enregistrer votre inscription et gérer la liste des participants (accueil, émargement, jauge) |
Exécution de mesures demandées par vous, liées à votre participation (6.1.b) |
|
Vous envoyer l’e-mail de confirmation et les informations pratiques de l’événement (lieu, horaires, accès, changements) |
Exécution de mesures demandées par vous (6.1.b) |
|
Utiliser votre image ou toute autre donnée soumise à une case à cocher dédiée |
Votre consentement (6.1.a), retirable à tout moment auprès de l’organisateur |
|
Prévenir les inscriptions frauduleuses ou automatisées et sécuriser le site |
Intérêt légitime à assurer la sécurité du service (6.1.f) |
| Gérer les comptes des gestionnaires et leur accès à l’espace de gestion |
Exécution du contrat conclu avec l’organisateur (6.1.b) |
Toute autre utilisation par l’organisateur (par exemple l’envoi d’une lettre d’information) nécessite votre accord exprès et relève de sa seule responsabilité.
5. Qui a accès à vos données ?
Seules les personnes suivantes ont accès à vos données, chacune pour ce qui la concerne :
| Destinataire | Données concernées | Pourquoi |
|---|---|---|
|
L’organisateur de l’événement (ses gestionnaires habilités) |
Votre inscription à son seul événement |
Organiser l’événement, consulter et exporter la liste des inscrits |
|
Drop Interactive |
Toutes les données de la plateforme |
Administration, maintenance, assistance |
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IONOS, hébergeur |
Toutes les données, stockées sur ses serveurs |
Hébergement du site et de la base de données |
Un organisateur n’a jamais accès aux inscriptions d’un autre événement. Les formulaires reposent sur un module de gestion de formulaire, installée sur le site : les données restent dans la base de données du site et ne sont pas transmises à l’éditeur de ce module.
Vos données peuvent enfin être communiquées aux autorités qui en font la demande dans le cadre de la loi.
6. Vos données quittent-elles l’Union européenne ?
Les inscriptions sont stockées dans l’Union européenne et n’en sortent pas.
Une exception technique concerne la carte d’accès affichée sur les pages d’événement. Elle est fournie par la OpenStreetMap Foundation (Royaume-Uni), et ses images de carte sont servies par un réseau mondial de serveurs de cache. Lorsque la carte s’affiche, votre navigateur transmet votre adresse IP à ces serveurs, qui peuvent être situés hors de l’Union européenne. Aucune donnée d’inscription n’est transmise à OpenStreetMap (politique de confidentialité de la OpenStreetMap Foundation).
7. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?
Les inscriptions sont supprimées automatiquement de la plateforme 90 jours après la date de l’événement.
|
Données |
Durée de conservation sur la plateforme |
|---|---|
|
Inscription à un événement (dont consentements et données techniques) |
Jusqu’à 90 jours après la date de l’événement, puis suppression automatique |
|
Inscription supprimée par l’organisateur ou à votre demande |
Suppression immédiate et définitive |
|
Événement supprimé définitivement |
Suppression immédiate de toutes ses inscriptions |
|
Compte de gestionnaire |
Durée de la relation avec l’organisateur, puis suppression sous 3 mois |
| Journaux de connexion du serveur |
12 mois maximum |
Si l’organisateur a exporté la liste des inscrits (fichier CSV), la conservation de ce fichier relève de sa responsabilité et de sa propre politique de confidentialité.
8. Cookies et contenus tiers
Les pages d’inscription ne déposent aucun cookie publicitaire ni de mesure d’audience. S’inscrire à un événement ne nécessite aucun cookie.
- Cookies de connexion : les gestionnaires qui se connectent à l’espace de gestion reçoivent des cookies techniques (session, option « Rester connecté », jusqu’à 14 jours). Strictement nécessaires au service demandé, ils sont dispensés de consentement.
- Carte d’accès : la carte est un contenu fourni par OpenStreetMap ; son affichage est soumis à la politique de confidentialité de la OpenStreetMap Foundation. L’adresse complète du lieu et un lien d’itinéraire restent disponibles en texte, sans charger de contenu tiers.
- Lien « Calculer mon itinéraire » : il ouvre Google Maps uniquement si vous cliquez dessus ; la politique de confidentialité de Google s’applique alors.
9. Comment vos données sont-elles protégées ?
- Connexion chiffrée (HTTPS) sur l’ensemble du site.
- Accès aux inscriptions limité aux gestionnaires rattachés à l’événement, contrôlé côté serveur à chaque action.
- Mots de passe conservés sous forme chiffrée (hachage) ; 12 caractères minimum pour les gestionnaires.
- Fichiers d’export protégés contre l’injection de formules dans les tableurs.
- Protection anti-robots des formulaires sans CAPTCHA visuel, pour rester accessible.
- Mises à jour de sécurité et sauvegardes régulières.
En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour vos droits, l’organisateur et la CNIL sont notifiés dans les conditions prévues par le RGPD et, si le risque est élevé, vous en êtes informé.
10. Vos droits
Vous disposez des droits suivants sur vos données :
- Accès : savoir quelles données vous concernant sont conservées et en obtenir une copie ;
- Rectification : corriger une donnée inexacte (par exemple une adresse e-mail erronée) ;
- Effacement : annuler votre inscription et faire supprimer vos données ;
- Limitation et opposition au traitement, dans les cas prévus par le RGPD ;
- Portabilité : recevoir vos données dans un format lisible par machine ;
- Retrait du consentement à tout moment, pour les traitements qui en dépendent (droit à l’image notamment) ;
- Directives post mortem : définir le sort de vos données après votre décès (article 85 de la loi Informatique et Libertés).
Comment les exercer : contactez l’organisateur de l’événement (adresse indiquée sur la page et dans l’e-mail de confirmation) ou écrivez à contact@drop-interactive.com, ou par courrier à Drop Interactive, 86 rue des Agenets, 44000 Nantes – France. Précisez l’événement concerné et l’adresse e-mail utilisée lors de l’inscription. Une pièce d’identité peut vous être demandée en cas de doute raisonnable sur votre identité. Une réponse vous est apportée dans un délai d’un mois.
Réclamation : si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou en ligne sur cnil.fr/fr/plaintes.
11. Mineurs
En France, une personne de moins de 15 ans ne peut consentir seule au traitement de ses données lorsque ce traitement repose sur le consentement (article 45 de la loi Informatique et Libertés). L’inscription d’un mineur de moins de 15 ans à un événement, ainsi que les autorisations qui l’accompagnent (droit à l’image par exemple), doivent donc être réalisées par un titulaire de l’autorité parentale ou avec son accord.
12. Modification de cette politique
Cette politique peut être mise à jour, notamment en cas d’évolution de la plateforme ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure ici : 12 octobre 2026. En cas de changement important affectant une inscription en cours, les personnes concernées en sont informées par e-mail.
Pour toute question concernant cette plateforme : contact@drop-interactive.com ou Drop Interactive, 86 rue des Agenets, 44000 Nantes.